¿QUÉ HACE UNA ADMINISTRACIÓN DE FINCAS?

En otros artículos os hemos hablado de las funciones del administrador y de quién puede serlo. En este post, queremos hablaros de ¿Qué hace una administración de fincas? y para ello nosotras creemos que la mejor manera de hacerlo es contaros lo que hacen nuestros departamentos especializados:

Lo llamamos departamento de incidencias pero es mucho más que eso. Las personas de este departamento se encargan de la mayor parte de peticiones que nos suelen llegar por teléfono o WhatsApp:

1. Reclamaciones a los proveedores (falta de limpieza en la comunidad…)

2. Seguimiento periódico de los mantenimientos (ascensor, puerta del garaje, jardines, extintores…)

3. Recibe todas las averías que surgen en la comunidad y lo tramita según corresponda (algunas con proveedores, otras con el seguro)

4. Es la agenda del equipo, tiene que coordinar las citas con los pintores, peritos, albañiles del seguro y los vecinos afectados para poder solucionar los problemas lo más rápido posible

5. También controla dónde están las llaves comunitarias en cada momento para que los proveedores puedan acceder a la comunidad a realizar sus tareas así como la controvertida llave del RITI, necesaria cuando te van a instalar Internet en tu casa

6. Es el departamento de la “lucha” porque tiene que pelearse y perseguir al seguro para conseguir que paguen a la comunidad lo que corresponde o reparen los daños

Para nosotras es la parte fundamental para cumplir con la tarea del administrador de “conservación y mantenimiento del edificio”

El departamento más “aburrido” pero más exacto es el de contabilidad. La perfección de nuestras profesionales es fundamental para que las se cumplan con los pagos y cobros.

1. Se encarga del giro de los recibos,  los vecinos quieren que su recibo entre en su cuenta a tiempo y entre los días 1 y 5 de cada mes tienen puntual el recibo de comunidad. También el de agua y calefacción si corresponde

2. El giro de recibos es fundamental para que la comunidad tenga fondos para afrontar los gastos normales que tiene la comunidad día a día. Este departamento se encarga de que todos los pagos se realicen correctamente: a tiempo y por el importe que corresponda.

3. Este departamento se encarga de “las cuentas claras”: realizar una contabilidad sencilla pero completa, con un saldo contable que cuadre al céntimo para que los vecinos tengan seguridad en que su dinero está bien gestionado y, sobre todo, justificado.

4. Y si algo no cuadra o no esta bien, se reclama hasta solucionarlo.

Todas estas funciones hacen que el personal de este departamento sea el control de la cuenta bancaria de la comunidad. Todo lo que entra y sale está justificado y controlado.

El departamento laboral es el que creemos que es el que tiene la parte más complicada y delicada. Algunas comunidades, entidades urbanísticas, asociaciones tienen personal contratado y la elaboración de las nóminas creemos que es fundamental que se haga con el máximo conocimiento de la ley y control para que todo esté correcto. Pero este departamento no solo se encarga de la emisión de nóminas a final de mes:

1. Alta y baja de trabajadores y control con la Tesorería de la Seguridad social

2. Elaboración de contratos, revisando el tipo de contrato necesario para cada situación concreta, siempre basándonos en los convenios de referencia y en la legislación vigente. Esto va unido al asesoramiento laboral que podemos ofrecer con sus conocimientos

3. Presentación de modelos tributarios necesarios

4. Liquidaciones de fin de contrato cuando sean necesarios

Este departamento es fundamental para nosotros porque, aunque no es necesario para todas los clientes que tenemos, sí que es muy importante para nosotras que el trabajo se realice correctamente para no cometer errores que puedan afectar negativamente a los clientes (por inspección de trabajo por ejemplo). Es un departamento que tiene que asesorar al cliente, pero cuidando siempre a los trabajadores y por tanto es el más imparcial para nosotras.

Departamento de morosidad: trabaja conjuntamente con el contabilidad y el jurídico, ya que todos los vecinos que no hacen frente al pago de los recibos de comunidad, son reclamados. No somos el cobrador del frac (aunque nos parecemos mucho), pero también se cansan de nosotras. 

Es el departamento con más tacto porque entendemos que la situaciones de las personas a veces no son las más idóneas y tratamos de llegar a acuerdos extrajudiciales que permitan solventar la situación de la mejor manera posible para ambas partes. Cuando no hay acuerdo, se recurre a poner los procesos monitorios con ayuda del departamento jurídico.

El departamento jurídico es un departamento auxiliar para nosotras, tenemos colaboración con varios profesionales que nos ayudan a gestionar todo tipo de reclamaciones:

1. Monitorios frente a deudas

2. Reclamaciones a constructoras

3. Consultas jurídicas que afectan a las comunidades (modificación de zonas comunes, división horizontal)

Es el departamento que menos nos gusta usar y que de momento no utilizamos demasiado porque tratamos de solucionar muchos de los problemas extrajudicialmente.

El departamento de administración es el que se encarga de todos los trámites administrativos y de control del resto de departamentos:

1. Seguimiento de correos electrónicos y llamadas para concluir tareas

2. Gestión y preparación de reuniones de vecinos así como de juntas de gobiernos

3. Seguimiento del cumplimiento de los acuerdos adoptados en junta de propietarios

4. Preparación de informes periódicos para los vecinos

5. Tareas administrativas (cambios de número de cuenta, cambios de titulares de viviendas…)

A nosotras nos gusta llamar a este departamento la mano derecha del administrador de fincas, porque es el mayor apoyo para el seguimiento de tareas y se encarga de tener reuniones periódicas de control.

Puedes verlo también en nuestro canal de YouTube:

¿Te surge alguna duda con algún departamento? ¿Quieres hacer alguna consulta? Valoramos tu comunidad sin compromiso